Хто такий прокрастинатор? Якщо коротко, людина, що стабільно відкладає важливі або неприємні справи на потім. Вона з різних причин не може змусити себе здійснювати необхідні або бажані дії. Прокрастинація, відповідно, – це схильність до постійного відкладання завдань, обов'язків. Термін прийшов до нас з латинської мови (від лат. Pro – для, заради, crastinus – завтрашній).
Джерело: книга «Переможи прокрастинацію! Як перестати відкладати справи на завтра», автор Петр Людвіг.
У бізнесі затягування термінів виконання завдань – поширене явище як серед начальників, так і підлеглих. Відбувається так через багато різних факторів. Як керівнику вчасно розпізнати в собі прокрастинатора? Адже прокрастинація – ознака неефективного менеджменту – рано чи пізно негативно позначиться на результатах діяльності департаменту та компанії в цілому. Своєчасно виявлена проблема – перший етап на шляху боротьби з нею.
Визначити, що людина страждає прокрастинацією, нескладно. З прокрастинацією також легко впоратися, якщо усвідомити причини її виникнення і зізнатися самому собі, що проблема існує. Ми виділили 7 основних факторів, що пояснюють, чому керівник став прокрастинатором.
1. Багато незавершених справ
Завдання, поставлені і розпочаті, але не доведені до кінця, лягають психологічним тягарем на плечі менеджера. Вони створюють відчуття тривоги, перевантаженості і заважають приділяти належну увагу новим проектам.
Випишіть всі старі, невирішені довгий час завдання, з'ясуйте, які з них є актуальними, інші – викресліть. Для решти завдань поставте реальні терміни, далі – контролюйте хід їх виконання. Не допускайте утворення «хвостів» у майбутньому.
2. Невміння делегувати
Якщо керівник не здатний делегувати завдання своїм підлеглим і намагається все робити самостійно, то виникає ситуація, коли колектив недозавантажений роботою, а начальник, навпаки, перестає справлятися з великим обсягом справ, і, як наслідок, список невиконаних планів зростає.
Намагайтеся по максимуму делегувати (перенаправляти) колективу реалізацію поставлених цілей. Розбийте об'ємні завдання на більш дрібні, встановіть пріоритети, призначте дедлайни, за собою залиште право періодичного контролю.
3. Страх попередніх невдач
Прокрастинувати можна через страх повторення невдач, що мали місце в минулому. Усвідомлено чи ні, але людина не починає діяти, так як нинішня ситуація асоціюється з тією, коли стався провал.
Проаналізуйте минулі невдачі і свої асоціації з ними, щоб подолати страхи. Допоможе впоратися з невпевненістю уявлення тих бонусів, які принесе виконання сьогоднішнього завдання.
4. Перфекціонізм
Бажання керівника зробити все ідеально і вимога подібного від підлеглих часто супроводжують прокрастинацію. Знаходити все нові недоробки, зациклюватися на дрібницях, висувати завищені претензії – це ознаки деструктивного перфекціонізму, через що значно зсуваються терміни реалізації проектів.
Пам'ятайте, що досягти досконалого результату в бізнесі часто просто неможливо, а в деяких випадках – протипоказано. Оптимальний результат (при зіставленні з витраченими ресурсами) – і є найкращий результат.
5. Слабкі підлеглі
Керівник змушений брати на себе більше роботи, так як його підлеглі недостатньо компетентні або просто лінуються. Бажання зберегти хороші відносини і виглядати в очах колективу добрим начальником – не привід тримати в штаті співробітників, які не відповідають вимогам посади.
Звільняйте людей, якщо вони систематично не справляються зі своїми обов'язками, адже саме на менеджерах лежить відповідальність за ефективність діяльності департаментів і компанії в цілому.
6. Хронічна втома
Брак енергії, фізичне виснаження, байдужість до всього нового – ознаки затяжної втоми, що нерідко притаманні керівникам-прокрастинаторам. Такі начальники панічно бояться залишити своє робоче місце, думаючи, що без них процес зупиниться, а компанія зазнає краху.
Візьміть відпустку і відпочиньте.
7. Відсутність мотивації
Боротьба з причинами прокрастинації матиме короткостроковий ефект, якщо керівник не вмотивований – у нього немає розуміння, навіщо йому це потрібно.
Розробіть власну систему цілей в різних сферах життя (саморозвиток, кар'єра, сім'я, дозвілля). Заохочуйте себе на шляху до мрії.
Початок роботи з прокрастинацією покладено. Вищевказані поради допоможуть позбутися від звички постійно відкладати справи на завтра. Цей процес не швидкий, вимагає витрат часу і зусиль. Інша крайність – прагнення завжди виконувати завдання вчасно і досконало. Як керівник, знайдіть свій стиль управління і застосовуйте періодично прокрастинацію, коли вона корисна для бізнесу.
Читайте також про готовий бізнес CitySites.